Bezpłatne telefoniczne szkolenie

1. Pierwsze czynności jakie należy wykonać po utworzeniu nowego konta

• przejdź do zakładki " Konto " i tam wypełnij dane teleadresowe swojego biura podróży. Pamiętaj, aby wypełnić wszystkie pola poprawnymi danymi, są one niezbędne do poprawnego wystawiania dokumentów księgowych, tj. faktur, korekt, dokumentów przyjęcia i wydania gotówki
• przejdź do zakładki " Touroperatorzy " , kliknij pole dodaj, następnie wpisz wszystkich organizatorów turystycznych, których oferty sprzedajesz. Pamiętaj wpisz poprawne dane, takie jakie powinny znaleźć się na fakturze Vat.

2. Dodatkowe pole logowania w celu uzyskania pełnego dostępu do statystyk oraz do zmiany numeracji dokumentów - strefa właściciela biura

• przejdź do zakładki " Dostęp pełny ", zostaniesz poproszony o podanie nowego hasła oraz dodatkowego adresu mailowego do przypomnienia zapomnianego hasła. Jest to strefa dla właściciela biura lub osoby mającej uprawnienia do zarządzania firmą, jej finansami, zyskami, statystykami.

3. Dodawanie nowej rezerwacji

• przejdź do zakładki " Nowa rezerwacja "
• wypełnij pola w następujący sposób

1. podaj numer rezerwacji
2. wybierz z rozwijanej listy touroperatora, którego impreza turystyczna została sprzedana
3. podaj datę i godzinę lotu
4. podaj datę dokonania rezerwacji
5. kliknij w link " wybierz " aby dodać klienta, odszukaj klienta w swojej bazie i kliknij " wybierz " lub dodaj nowego klienta do bazy. Pamiętaj aby w swojej bazie spróbować odszukać już istniejący wpis danych klienta, aby nie tworzyć podwójnych kont klientów.
6. po wybraniu klienta w polu rezerwacji istnieje możliwość sprawdzenia poprawności danych klienta - adres, numer telefonu itd. w przypadku rozbieżności  kliknij " edytuj " popraw dane następnie " zapisz " 
7. W polu PAX, podaj ilość osób dorosłych biorących udział w imprezie turystycznej, nie podawaj dzieci, pole to potrzebne jest do prowadzenia poprawnych statystyk. Ponadto wiele firm wprowadza programy lojalnościowe których podstawą jest sprzedaż odpowiedniej ilości PAX w danym okresie i poprawne podanie wartości w tym polu spowoduje możliwość sprawdzenia tej ilości.
8. wypełnij pola finansowe - wartość rezerwacji wpłacona kwota podaj daty ew. dopłat, system sam przypomni o dopłatach, będziesz mógł powiadomić klientów.
9. podaj wartość prowizji, jeżeli nie możesz w tym momencie bo klient patrzy w monitor wpisz zero "0 " wartość prowizji możesz podać później
10. masz dwie możliwości zapisania rezerwacji do bazy. Pierwsza " Zapisz i wystaw KP " kończy się wydrukiem potwierdzającym dokonanie wpłaty przez klienta zgodnie z polem " Wpłacona kwota ". Druga opcja, " Zapisz " kończy się zapisaniem rezerwacji do bazy bez księgowania kwoty z poz. " Wpłacona kwota " ten rodzaj zapisu stosujemy w przypadku zmian dokonywanych w już zapisanej rezerwacji " Edycja "

4.Dodawanie klienta do bazy

• wejdź w zakładkę " Klienci ", kliknij link na dole strony  " dodaj "
• wypełnij dane teleadresowe klienta - proponujemy wpisywać wszystkie dane drukowanymi literami, ponieważ system AgentX drukuje etykiety na koperty, poprawna pisownia jest mile widziana.
• koniecznie zapytaj o adres mailowy klienta, System AgentX posiada możliwość wysyłki maili do klientów.
• opisz klienta używając parafek , dane te pomogą w późniejszej wysyłce korespondencji do klientów
  

5. Przyjmowanie wpłat od klientów

• Należy odszukać rezerwację w zakładce " Rezerwacje ", następnie w oknie wyboru " Operacje " wybrać " Wystaw KP. Numer dokumentu oraz dane w nim zawarte zostaną wypełnione automatycznie - jedyne co musisz zrobić to sprawdzić i ew. wprowadzić wpłacaną przez klienta kwotę.
  
• Jak zaksięgować wpłatę od klienta dokonaną na rachunek bankowy ? Należy wykonać dokładnie tą samą czynność jak przy wpłacie gotówkowej, jedyną zmianą jaką musisz zrobić to w polu gdzie widnieje numer KP, musisz wpisać np" wpłata bank BPH dnia 30-05.2010r. " 
  

6. Przelewy do wykonania

• Każda wpłata dokonana przez klienta, skutkuje pojawieniem się informacji o konieczności przelania jej do touroperatora.
• Zaznaczając parafką dane rezerwacje , następnie wybierając z menu " wykonano przelew do touroperatora " i " Zastosuj " potwierdzasz wykonanie przelewu.
  
• istnieje możliwość obniżenia wysokości kwoty przelewu, tylko w przypadku odliczenia należnej agentowi  prowizji. Odliczenie takie możliwe jest poprzez wystawienie faktury z zaznaczeniem opcji " Gotówka " lub zaznaczając rezerwację parafką i wybierając z rozwijanego menu : " odlicz prowizję - fakturę wystawię później "

• aby ułatwić wykonywanie przelewów, istnieje możliwość wydruku listy przelewów do wykonania. Należy zaznaczyć wszystkie rezerwacje parafkami, następnie z rozwijanego menu wybrać : " pobierz listę przelewów do wykonania "